有好一陣子覺得自己花了蠻多時間在學習上，假日也會規劃讀書寫程式，但總覺得自己並沒有真正積累或很巨幅的成長，這些努力與付出好像是在滿足自己的焦慮，而不是真正的產生改變與成就
直到看了《最有生產力的一年》，才發現自己之前在安排學習項目與規劃上，有了思維上的誤差，試著套用書中的作法，逐步調整出自己實踐的方式，覺得生產力上開始有一些正向的變化
以下分享書中的一些觀念與做法，並分享自己如何實踐與一些感想
三個觀念
觀念一：生產力的重點是「成就」，而不是完成多少事
作者分享到一提到生產力大家關注的往往是我如何在一定的時間完成多少事，但真正重要的是「你完成的多少的成就」 (p19)
成就與一般事項的區分在於成就是產生重大改變與意義的事情，就好比說急迫性與重要性矩陣，如果你一直在處理緊急卻不重要的雜事，例如回回 Email 、參加不必要的會議，看起來完成很多事但真正重要的事情都沒有被處理，所以作者提到重點要放在「成就」而非完成事項的數量
必須意識到：不是每件事都同等的重要
觀念二：成就是要連結自己的價值觀，找出重要且有動力的事項
延續成就的定義，這會依照每個人的價值觀而有所不同，而找出自己人生的價值觀是一件很重要但我覺得不是這麼簡單、具體的事情
作者這邊提供一個有趣的思考方式「想像自己突然每天多了兩小時，你會拿來做什麼？」 提高生產力無非是想為自己賺到更多的時間與精力，那這多出來的時間怎麼運用，就會反映自己的價值觀與排序方式 (p33)
另一個建議是可以居高臨下，從生活的不同面向去反思，如頭腦(學習)、身體狀態、情感、職涯、財務、人際關係、休閒樂趣 (p208)，這邊呼應到另一篇寫日記的方式 朱騏-寫日記的策略 1 : 日記到底要寫哪些內容？，用完整的角度去檢視比較不會有遺漏
觀念三：終結時間管理，精力與專注力才是重點
作者提到時間經濟是因為工廠的興起，人們的收入直接與工作時間掛鉤，做多少時間拿多少報酬
但現在的社會是注重產出，能夠一個小時完成的成就為什麼要用兩個小時 ?!，而要在更短的時間做到相同的成就，就需要高度的精力與專注力的投入，這正也是我們所能控制的
作者曾經實驗過一週工作 90 小時 vs 一週工作 20 小時，發現 90 小時的產出只比 20 小時多一些，原因有幾個
- 時間太長生產力會嚴重下滑
- 嘗試壓縮目標時間，反而會讓自己用更高的專注力完成
切記，忙碌不等於有效率
之前的我有點踩到著個坑，只關注到自己花很多時間，卻沒意識到自己專注力與生產力，導致在瞎忙
三個實踐方式
作者分享了 20 多個改善生產力實驗，這邊我挑 3 個覺得最有效果的
實踐一：找出生理黃金時段
延續觀念三，配合個人的作息，人每天的精力與專注力在不同的時間點都會有不同的表現，所以要找出自己的 黃金時段，將最重要的事情在最佳的時段處理，這就是所謂的管理精力與專注力
作者是建議花一週的時間，每個小時就紀錄 1) 精力與專注力的狀態 2) 完成的事項 3) 是否有拖延的狀況 (p67) 追蹤一段時間，就能掌握自己的生理狀況
另外有幾個方法可以改善自己的生理狀況，例如 睡到自然醒 / 戒糖 / 運動 / 冥想等，這部分比較為人熟知就不另外贅述
實踐二：安排最重要的三件事
每天不要安排太多的事情，只要安排3~5 件重要的事就好，這個數量的事項可以記在腦中，就不用額外的任務管理工具 (p51)
這點個人也非常有感，之前曾經試著用 trello / asana / google calendar 想要去管理個人工作事項，發現到頭來花在任務事項規劃的精力遠高於實際執行的投入，這點也回呼到觀念一，我真正要成就的應該是工作項目，而不是規劃工作項目本身
實踐三：區分時間管理 - 創作者與管理者
觀念三提到時間管理相對不是這麼重要，心中可能會有個疑惑「我在公司就有很多會議要開，真的不需要時間管理嗎？」這邊作者引述 YC 創辦人 Paul Graham 的時間管理方式 manager’s schedule and the maker’s schedule，他將時間管理分成兩種模式 管理者模式與創作者模式
- 管理者模式：需要與他人時常開會、回覆 Email 的管理類型事項，通常會以一個小時為單位切分，並排入不同的議程
- 創作者模式：專注於自己的產出，例如作家或程序員，通常會以更大的時間區段 (一個上午或下午) 安排自己的工作
要先識別自己屬於哪種類型的工作者，接著用對應的方式安排工作項目，也有可能是混合模式，例如作者分享他早上是創作者模式，下午採用管理者模式
這邊延伸討論 Paul Graham 原文 中幾個有趣的論點
- 身為創作者，不要小看一個小小的會議怎麼打斷你的工作流，試著想想當某一天都沒有開會那生產力是多麼驚人
I find one meeting can sometimes affect a whole day. A meeting commonly blows at least half a day, by breaking up a morning or afternoon. (…..) Don’t your spirits rise at the thought of having an entire day free to work, with no appointments at all?
- 如果你是管理者要帶領一群創作者，要小心自己的安排會議的方式是不是恰當的
Each type of schedule works fine by itself. Problems arise when they meet. Since most powerful people operate on the manager’s schedule, they’re in a position to make everyone resonate at their frequency if they want to.
- Paul Graham 在管理 YC 投資的團隊，是透過 office hour 提供投資的團隊主動預約時段，這樣團隊可以主動選擇適合的時間 (maker style)，而不是被動的接受預約 (manager style)；
對於 Paul Graham 本人來說，他把所有的 office hour 都排在自己工作日的最後，切分出自己的管理者與創作者時間
By using the classic device for simulating the manager’s schedule within the maker’s: office hours. …. These chunks of time are at the end of my working day. (…..) Because they come at the end of my day these meetings are never an interruption.
自我實踐
以下分享我自己的生產力管理方式，主要透過 Heptabase 這套筆記軟體，使用 Heptabase 的好處是，我可以用圖形化的方式一目瞭然相關的紀錄
我主要會分成 年 / 季 / 月 / 週 / 日，我會希望四者的目標是環環相扣，當我在安排每日工作事項，會想要知道這有沒有緊扣我每週的目標，而每週的目標制訂時要緊扣每月的目標，以此類推
目標管理
在制定每年的目標上，去年我跟老婆花了一天的時間，採用 Year Compass模板，我覺得蠻不錯的，覆蓋的範圍蠻完整
在制定年度目標我目前還沒有很清晰的畫面，但會試著用比較具體的描述去補充，例如說今年年度目標有一個是「離開現在的公司，去更有制度的地方」，當初設立時我心中沒有一個明確的夢想公司，只用更有制度去涵蓋，但我有補充幾個細項去描繪，包含
- 產品發展的制度，是否有清楚的 product roadmap、在產品的功能開發週期是否完整
- 專案管理流程，是否一堆隕石跟 BDD (Boss Driven Design)
針對每日任務上，我是直接用 Heptabase 最近支援的 Journal card 去規劃
- 拆成兩個時段工作前與工作中，各安排 3 ~ 5 個項目
- 提前展開未來幾天的卡片，想到就先寫成具體的執行項目，不要當天要執行時才想實作的細節
例如說今天安排刷題，可以的話前一天就把題目挑出來 / 如果今天要看書，就先把書的頁碼或章節標記出來，有具體的項目讓執行時會更順暢 - 把卡片攤開，當發現自己有點發散時提醒自己回來看卡片的內容
- 每天 review，簡單紀錄自己執行狀況，以及花費在每個任務上的時間
代辦事項管理
蔡加尼克效應(Zeigarnik effect) : 不完整或被中斷的任務，會帶給我們很大的心理壓力
這是個蠻有趣的心理實驗，蔡加尼克發現餐廳服務生對於未結帳的訂單有很好的記憶，但只要訂單一結帳完成，就會很難回想起
作者提到當心中有一個想法或代辦事項時，人們會很怕忘記，所以會一直給自己心理壓力，導致大腦的思緒也受到影響，此時最好的方式是寫下來，當大腦意識到這件事已經被紀錄，就會釋放心理壓力，更專注在其他事情上
這個理論在《卡片盒筆記》也有提起，我目前的做法是當研究某個主題出現有趣的分支時，先開成卡片標記成 todo，接著先專注在原本的主題研究，避免太過於發散
而這個 todo 清單就會變成我安排工作時可以檢索的項目，Heptabase 有 tag 的功能 (大部分的筆記軟體應該都會有)
另外推薦 tag 的用法，我是參考 電腦玩物 - 2021覆盤：如何用標籤管理上萬則筆記？Evernote, Notion, obsidian 都適用，tag 應該是以功能性為導向而非內容，todo 就是一種功能性，代表尚未完成的代排事項
除了打上 todo tag，我會另外標記任務的類型與難易度，主要是我會希望均衡的執行，我不希望某個禮拜都在閱讀而沒有產出、或是都挑簡單的任務而沒有高難度的任務執行
實踐後的反思
不要高估一天所能達到的成就，也不要低估一年所能累積的效果。
在套用任務規劃的這段時間，又在重新體會了這句話，我發現我在制定年、季的目標時會訂的太小，而在月、週、日又企圖一次做到太多事，尤其是一開始每日任務都開太大，導致不斷地延期
目前試跑了三週，預計會調整了幾個方向
- 目標加上預估時間與實際花費時間，去收斂自己可以完成的項目
- 保留彈性，除了安排一整天都不要工作外，再排另一天不要預先規劃項目，保留彈性給自己消化延遲的項目
- 自我 retro，增加自己喜歡 / 不喜歡 / 想要 / 不想要的環節，去更近一步知道自己適合的項目
「拉高自己的格局，為自己設定適合的年度與季度目標」這件事我還在摸索，目前還是以自己不足的知識漏洞去加強為主，希望透過持續的 retro 可以收斂出適合自己的長遠目標
總結
優化自己的生產力會是一個持續的過程，《最有生產力的一年》這本書我覺得提供一個很好的基底，可以在這之上打造出屬於自己的生產力流程，未來會持續的優化，有什麼有趣的發現會持續的迭代，如果有不同的做法或是工具的推薦，也歡迎留言~